Створення з нуля системи фінансового обліку
в аутсорсинговій IT-компанії (eCommerce)

Компанія

Індустрія

розробка програмного

забезпечення

Географія

Україна,

Німеччина

Команда

понад 80

людей

Річний дохід

USD

понад 3 000 000

Міжнародна аутсорсингова IT-компанія розробляє eCommerce-рішення для європейського та американського ринку. Команда налічує понад 80 спеціалістів. Співпраця з Repassage триває з 2020 року. 

Виклик

До початку роботи фінансова функція в компанії була відсутня як система. Не велося централізованого обліку часу, не було структурованого процесу нарахування заробітних плат, обліку дебіторської та кредиторської заборгованості. Інвойси генерувалися вручну власником. Компанія не мала сталої системної фінансової звітності, а управління бізнесов відбувалося «навпомацки» — без розуміння реальних показників і планування.

Ціль: налагодити операційні процеси та з нуля побудувати ефективну систему управлінського обліку.

Рішення

У співпраці з власниками та операційною командою було побудовано комплексну фінансову систему, що охоплює всі ключові процеси:

1. Створення системи тайм- та таск-трекінгу

Побудовано централізований облік часу та задач, що дозволив прозоро відстежувати завантаження команди, контроль годин та планування бюджету проєктів.

2. Впровадження фінансової звітності та планування

Створені інструменти для:

• щотижневого сбору cash flow;
• щомісячного P&L;
• планування P&L на 3+ місяці;
• аналітичного дашборду з ключовими показниками для власників.

Це дало можливість контролювати рух коштів і прогнозувати фінансовий результат наперед.

3. Впровадження обліку заробітної плати

Налаштовано процедуру нарахування зарплат на базі відпрацьованих годин, лікарняних, відпусток та бонусної частини. Побудовано контур для аналізу стану розрахунків з підрядниками з урахуванням фактору курсових різниць.

4. Розрахунок маржинальності проєктів та людей

Створено інструменти, що дозволяють відстежувати:

• фактичну та планову маржинальність кожного проєкту;
• фінансову ефективність кожного спеціаліста/підрядника.

5. Дашборди для PM-ів

Проєктні менеджери отримали інструменти для контролю виконання бюджету, аналізу відхилень та прийняття рішень на основі даних.

6. Формування фінансової команди та онбординг

Ми заанбордили внутрішніх фінансових менеджерів клієнта, навчили їх працювати з усіма процесами та інструментами для забезпечення ефективного функціонування побудованої системи обліку.

Закріплений фінансовий менеджер Repassage:

• щотижня збирає звітність,
• за запитом консультує команду,
• щомісячно проводить аналіз ключових показників,
• щоквартально готує статистичні огляди для власника.